Hoe zorg je voor een positieve sfeer tijdens groepsbijeenkomsten?

Als diëtist kun je workshops verzorgen of gevraagd worden om een presentatie te geven. Het idee alleen al, om voor een groep te staan waarbij alle ogen op jou zijn gericht, geeft sommige mensen slapeloze nachten. Ze vrezen dat ze dichtslaan of dat een deelnemer negatieve discussies aangaat. Bij een workshop of presentatie die leuk is voor de deelnemers en jezelf, is de kans daarop veel kleiner. In deze blog geef ik je enkele tips, inclusief checklist, voor het voorbereiden van een bijeenkomst met een positieve sfeer.
 

Een sfeer waarin iedereen zich op zijn gemak voelt

Een positieve sfeer tijdens een workshop of presentatie is uiteraard fijn. Een sfeer waarin iedereen, de deelnemers en jijzelf, zich op zijn gemak voelt. Als de deelnemers gespannen zijn en weinig of negatief naar jou of elkaar reageren, sla jij eerder dicht. Andersom, als jij je niet op je gemak voelt, dan geeft dat ook spanning in de zaal. Denk bij de voorbereiding van je workshop of presentatie daarom na over hoe je deze leuk kan maken voor de deelnemers en voor jezelf. 
 

Start met een ijsbreker

Een manier waarop je dit kunt doen is door aan het begin van de bijeenkomst een ijsbreker te gebruiken. Je kan een persoonlijke ervaring delen en deelnemers vragen om iets in de groep te delen, bijvoorbeeld tijdens een voorstelrondje. Bij zo’n voorstelrondje wordt vaak gezegd waar mensen vandaan komen en hoe oud ze zijn. Informatie die niet direct een band of positieve sfeer schept. Door de deelnemers een meer persoonlijke vraag te stellen, gerelateerd aan het onderwerp van de bijeenkomst, kun je het gevoel van vertrouwen en verbondenheid gelijk vergroten. 

Bij workshops over gezond eten in kleine groepen vertel ik bij de introductie regelmatig hoe graag ik in de avond chocolade eet. Vervolgens vraag ik deelnemers om hun ‘guilty pleasure’ rondom voeding te delen. Wat eten zij graag waarvan ze enorm genieten, ondanks dat ze weten dat het niet zo gezond is? Dat levert meestal meteen een onderlinge positieve herkenning tussen deelnemers op. En het versterkt het gevoel dat niemand in de groep ‘het perfect doet’, waardoor deelnemers zich meer op hun gemak voelen. 

Bij grotere groepen kun je ook gesloten vragen stellen aan de groep, die gerelateerd zijn aan het onderwerp van de bijeenkomst. Eventueel nadat je een persoonlijke ervaring hebt gedeeld. Bij een presentatie over het bioritme kun je bijvoorbeeld vragen wie ochtendmensen zijn en daarna wie avondmensen zijn. Vervolgens kun je enkele deelnemers bevragen over hun ervaringen daarbij. Door oogcontact te maken met het publiek, zie jij wie daarvoor openstaat en voelen deelnemers zich gezien.
 

Houd rekening met interesses en behoeften

Ook in het inhoudelijke deel van de bijeenkomst kun je zorgen voor een positieve sfeer. Verken vooraf de informatiebehoefte en kenmerken van je deelnemers. Wanneer een bijeenkomst voldoet aan de behoeften van de deelnemer, zal die ook meer tevreden zijn. Denk na over welke deelonderwerpen en werkvormen goed passen bij de interesses van je deelnemers. Je kunt hier meer over lezen in mijn eerdere blog “Passende voorlichting voor preventie”. 

Denk ook na over onderwerpen en werkvormen waarbij jij je prettig voelt. Het helpt als je vanuit jouw enthousiasme iets kan delen. Sta je liever niet in een groep met alle ogen op jou gericht? Wellicht kunnen de deelnemers ook gedeeltelijk samen aan een opdracht werken. Of kun je aan een grote tafel met hen gaan zitten.
 

Gebruik attributen en anekdotes

Hoe mooi je PowerPointpresentatie ook in elkaar zit, het is voor deelnemers saai om lang naar een theoretisch verhaal te luisteren. Jouw inhoudelijke boodschap wordt leuker om naar te luisteren als je voorbeelden gebruikt die de deelnemers herkennen. Het liefst voorbeelden die ook nog eyeopeners voor ze zijn. Dat kan met attributen of door anekdotes te vertellen. 

Laat attributen zien en eventueel door de zaal gaan. Vertel je over waarom voedingsvezels belangrijk zijn en waar ze in zitten? Neem dan bijvoorbeeld twee bekende soorten wraps mee. Als deelnemers tussendoor ook even mogen proeven, heb je grote kans dat ze meer geboeid worden.

Door anekdotes toe te voegen aan je theoretische verhaal, spreekt de inhoud beter tot de verbeelding en is het leuker om naar te luisteren. Je kan ook deelnemers vragen om zelf een voorbeeld te geven bij een theoretisch stuk. Met de aandacht die je ze geeft, betrek je ze op een positieve manier bij je workshop of presentatie. 
 

Plan voor moeilijke situaties

Als je goed voorbereid bent op vervelende situaties, sta je waarschijnlijk ook meer ontspannen voor een groep. Denk vooraf goed na over alles wat er mis kan gaan. Vervolgens maak je per punt een plan om dit te voorkomen of wat je gaat doen als dit je overkomt. Want als zo’n situatie zich voordoet is het moelijker om daar tijdens de bijeenkomst over na te denken. Ontken je angsten dus niet, maar gebruik ze om goed voorbereid en met meer vertrouwen voor de groep te staan.

Dus, stel dat er een deelnemer is die ondanks al je goede voorbereidingen toch een negatieve discussie aangaat, wat doe je dan? Je kan je bijvoorbeeld voornemen om in zo’n geval aan te geven dat je het gesprek graag na de bijeenkomst met hem of haar verder voortzet, omdat er anders geen tijd meer is voor de rest van het programma.

CHECKLIST
Kijk bij de voorbereiding van een workshop of presentatie of deze onderdelen erin zitten. 

• IJsbreker
• Onderwerpen en werkvormen die aansluiten bij de interesses van de deelnemers
• Onderwerpen en werkvormen waarbij jij je op je gemak voelt
• Anekdotes en/of attributen
• Plan voor moeilijke situaties

Wil je tips bij de praktische organisatie van een groepsvoorlichting? In mijn blog “Tips bij het organiseren van een groepsvoorlichting”, geef ik tips over samenwerken, PR en financiering.

Isabelle Groenstege - voedingsdeskundige

Isabelle is voedingsmiddelentechnoloog BSc en voedingsdeskundige MSc en werkt voornamelijk met groepen. Zij ontwikkelt educatiematerialen en verzorgt workshops en lessen in voeding en leefstijl vanuit haar bedrijf My FoodStyle. Haar kennis en ervaringen in de groepsvoorlichting deelt zij via praktijkvoorbeelden en tips met voedingsdeskundigen en diëtisten.